Solicitudes: cómo revisar y gestionar reservas o cotizaciones entrantes en Diamond Operations Pro
El módulo "Solicitudes" centraliza las solicitudes que llegan desde el motor de reservas o desde formularios públicos conectados a Diamond Operations Pro. Este módulo funciona como una bandeja de entrada para oportunidades operativas. Desde aquí se pueden revisar solicitudes de reserva, solicitudes de estimado o peticiones de servicio antes de convertirlas en trabajos confirmados. Una solicitud no debe aprobarse automáticamente sin revisión. Antes de continuar, es importante confirmar datos del cliente, dirección, servicio solicitado, fecha, horario, duración estimada, precio y disponibilidad del equipo.
- ¿El cliente está identificado correctamente?
- ¿El correo y teléfono son válidos?
- ¿La dirección está completa?
- ¿El servicio solicitado está claro?
- ¿La fecha y hora son posibles?
- ¿El equipo tiene disponibilidad?
Qué es una solicitud
Una "solicitud" es una petición enviada por un cliente o prospecto para pedir un servicio, reservar una fecha o solicitar una cotización.
Puede llegar desde una página pública, desde el motor de reservas o desde un formulario conectado al sistema.
La solicitud representa una intención del cliente, pero todavía puede requerir revisión antes de convertirse en un trabajo operativo.
Para qué sirve este módulo
El módulo "Solicitudes" permite revisar y controlar las peticiones entrantes antes de aceptarlas.
Desde este módulo puedes:
- Revisar solicitudes enviadas por clientes.
- Ver datos de contacto.
- Revisar dirección y detalles del servicio.
- Confirmar fecha y horario solicitado.
- Consultar monto o duración estimada, si aplica.
- Validar disponibilidad.
- Editar información antes de aprobar.
- Aprobar solicitudes que sí pueden atenderse.
- Cancelar solicitudes que no deben continuar.
- Evitar que información incompleta se convierta en un trabajo.
Este módulo ayuda a proteger la operación de errores antes de crear trabajos en el calendario.
Quién debe usar este módulo
El módulo "Solicitudes" está pensado para usuarios que revisan oportunidades entrantes o coordinan servicios antes de confirmarlos.
Normalmente puede ser usado por:
- Administradores.
- Coordinadores.
- Personal de ventas.
- Despachadores.
- Supervisores.
- Usuarios que administran reservas.
- Usuarios responsables de revisar solicitudes públicas.
El acceso debe asignarse a personas que puedan validar información, revisar disponibilidad y decidir si una solicitud debe aprobarse, editarse o cancelarse.
Cuándo usar "Solicitudes"
Usa este módulo cuando necesites revisar una petición antes de convertirla en trabajo.
Casos comunes:
- Un cliente envía una solicitud desde la página pública.
- Se recibe una solicitud de reserva.
- Se recibe una solicitud de estimado.
- Se necesita confirmar disponibilidad antes de aceptar.
- Una solicitud requiere corrección manual.
- Falta información del cliente.
- El horario solicitado puede generar conflicto.
- Se necesita cancelar una solicitud que no puede atenderse.
- Se quiere revisar la información antes de crear un trabajo confirmado.
Tipos de solicitudes
Las solicitudes pueden variar según el flujo configurado por la empresa.
Solicitud de reserva
Una "solicitud de reserva" es una petición para programar un servicio en una fecha u horario específico.
Antes de aprobarla, confirma que la fecha y hora estén disponibles y que el equipo pueda realizar el servicio.
Solicitud de estimado
Una "solicitud de estimado" es una petición para recibir una cotización antes de confirmar el servicio.
Este tipo de solicitud puede requerir revisión adicional, contacto con el cliente o ajuste manual antes de continuar.
Solicitud de servicio
Una "solicitud de servicio" puede incluir información general sobre lo que el cliente necesita, pero no siempre está lista para convertirse en trabajo.
Debe revisarse con cuidado para confirmar que los datos sean suficientes.
Información que puede mostrar una solicitud
Cada tarjeta o registro de solicitud puede incluir información útil para decidir qué hacer.
Puede mostrar:
- Número de tarea o referencia.
- Fecha solicitada.
- Horario solicitado.
- Tipo de solicitud.
- Nombre del cliente.
- Correo electrónico.
- Teléfono.
- Dirección.
- Servicios solicitados.
- Monto estimado.
- Tiempo estimado.
- Notas enviadas por el cliente.
- Estado o acciones disponibles.
La información visible puede variar según la configuración, permisos y origen de la solicitud.
Conceptos importantes
Solicitud
Petición enviada por un cliente o prospecto.
Solicitud de reserva
Solicitud para reservar un servicio en una fecha u horario.
Solicitud de estimado
Solicitud para recibir una cotización antes de confirmar el servicio.
Aprobar
Acción para aceptar la solicitud y continuar el flujo correspondiente.
Cancelar
Acción para rechazar o cerrar una solicitud que no continuará.
Verificar
Acción para revisar disponibilidad antes de aprobar.
Trabajo confirmado
Trabajo creado o avanzado después de aprobar una solicitud, según el flujo del sistema.
Pantalla principal de solicitudes
La pantalla principal de "Solicitudes" muestra las peticiones entrantes agrupadas por fecha.
Desde esta pantalla, según los permisos del usuario, se puede:
- Revisar solicitudes visibles.
- Filtrar por rango de fechas.
- Leer tarjetas de solicitud.
- Ver información del cliente.
- Revisar servicios solicitados.
- Consultar horario y dirección.
- Ver monto o duración estimada.
- Verificar disponibilidad.
- Aprobar solicitudes.
- Cancelar solicitudes.
- Editar información antes de continuar.
No todas las solicitudes están listas para aprobarse. Algunas necesitan confirmación de datos, revisión de disponibilidad, corrección de dirección o validación de precio.
Cómo revisar una solicitud entrante
- Abre el módulo "Solicitudes" desde el menú principal o desde la sección de reservas.
- Selecciona el rango de fechas necesario.
- Revisa las solicitudes visibles.
- Abre o lee la tarjeta de la solicitud.
- Confirma nombre del cliente y datos de contacto.
- Revisa dirección y propiedad, si aplica.
- Confirma servicios solicitados.
- Revisa fecha y horario solicitado.
- Verifica monto estimado y duración, si están disponibles.
- Lee notas o descripción enviada por el cliente.
- Decide si la solicitud debe aprobarse, editarse o cancelarse.
Verificar disponibilidad. La disponibilidad debe revisarse antes de aprobar una solicitud de reserva o cualquier solicitud con fecha y horario definidos.
- Ubica la solicitud que quieres evaluar.
- Usa la acción "Verificar".
- Revisa la respuesta del sistema sobre disponibilidad.
- Si hay conflicto, evalúa otro horario.
- Contacta al cliente si se necesita confirmar una alternativa.
- Si está disponible, continúa con aprobación o edición.
Verificar disponibilidad ayuda a evitar trabajos superpuestos, sobrecarga del equipo o conflictos en el calendario.
Aprobar una solicitud. Aprobar una solicitud significa aceptar que puede continuar dentro del flujo operativo.
- Revisa que la información esté completa.
- Confirma cliente, contacto, dirección y servicio.
- Verifica disponibilidad.
- Revisa precio, duración y notas si aplican.
- Usa la acción "Aprobar".
- Espera la confirmación del sistema.
- Verifica que la solicitud avance al flujo correspondiente, como reserva o trabajo.
Antes de aprobar, confirma que el equipo realmente pueda ejecutar el servicio solicitado.
Algunas solicitudes necesitan ajustes antes de continuar.
Puede ser necesario editar cuando:
- El cliente escribió una dirección incompleta.
- El horario necesita cambiarse.
- El servicio solicitado no está claro.
- El precio o estimado debe revisarse.
- Hay notas importantes que deben agregarse al trabajo.
- La propiedad o cliente debe corregirse.
- La solicitud necesita información de facturación.
Editar una solicitud antes de aprobar
- Abre la solicitud en el administrador de trabajos o formulario disponible.
- Corrige cliente, propiedad, servicios, horario o notas.
- Revisa datos de facturación o estimado si aplican.
- Guarda los cambios.
- Vuelve a revisar la solicitud.
- Aprueba solo cuando la información esté correcta.
Editar antes de aprobar ayuda a evitar que errores pasen al trabajo confirmado.
Cancelar una solicitud. Cancelar una solicitud puede ser necesario cuando no se puede atender, el cliente desistió o la información no permite continuar.
- Selecciona la solicitud.
- Revisa que realmente no pueda atenderse.
- Confirma si el cliente canceló o no respondió.
- Usa la acción "Cancelar".
- Confirma la cancelación si el sistema lo solicita.
- Verifica que la solicitud cambie de estado o deje de aparecer como pendiente.
Si cancelas una solicitud por falta de disponibilidad o información incompleta, documenta o comunica el motivo según el proceso interno.
Cómo decidir entre aprobar, editar o cancelar
Usa esta guía rápida:
Aprobar
Cuando la solicitud está completa, el horario está disponible y el servicio puede realizarse.
Editar
Cuando la solicitud tiene información útil, pero necesita ajustes antes de continuar.
Cancelar
Cuando la solicitud no puede atenderse, el cliente desistió o no hay forma de completarla correctamente.
Tomar la acción correcta evita trabajos mal creados y mejora la experiencia del cliente.
Relación con el calendario y trabajos
Las solicitudes aprobadas pueden avanzar hacia el flujo de reservas o trabajos, según la configuración.
Por eso, antes de aprobar, revisa cómo afectará al calendario:
- Fecha.
- Horario.
- Duración.
- Empleados disponibles.
- Servicios solicitados.
- Ubicación.
- Capacidad operativa.
Una solicitud aprobada sin revisión puede crear conflictos en la operación diaria.
Buenas prácticas
Para gestionar solicitudes de forma ordenada:
- Revisa solicitudes entrantes con frecuencia.
- No apruebes solicitudes incompletas.
- Verifica disponibilidad antes de confirmar.
- Revisa notas del cliente.
- Corrige dirección, servicio u horario antes de aprobar.
- Contacta al cliente cuando falte información importante.
- Usa cancelación solo cuando la solicitud no deba continuar.
- Revisa el rango de fechas si no ves solicitudes nuevas.
- Mantén coordinación con ventas, operaciones y despacho.
- Confirma que la solicitud avance correctamente después de aprobar.
Problemas frecuentes
La solicitud no tiene toda la información
Contacta al cliente o edita la solicitud antes de aprobar.
No conviertas información incompleta en un trabajo si puede afectar la ejecución.
El horario no está disponible
Usa la verificación de disponibilidad y ofrece una alternativa antes de aprobar.
Si el cliente acepta otro horario, edita la solicitud antes de continuar.
No veo solicitudes nuevas
Revisa lo siguiente:
- Rango de fechas.
- Filtros activos.
- Estado de la solicitud.
- Conexión con el motor de reservas.
- Que la solicitud haya sido enviada correctamente desde la página pública.
- Que tengas permisos para ver solicitudes.
La solicitud tiene un precio incorrecto
Revisa los servicios seleccionados, estimado, configuración del catálogo o datos ingresados por el cliente.
Si el precio debe corregirse, edita la solicitud antes de aprobar.
La dirección parece incompleta
No apruebes la solicitud hasta confirmar la dirección.
Contacta al cliente o corrige la información si tienes los datos correctos.
La solicitud fue aprobada, pero no veo el trabajo
Revisa si la solicitud avanzó a otro flujo, como reserva, trabajo o revisión adicional.
También confirma filtros, fecha seleccionada y permisos de acceso.
Resultado esperado
Al finalizar, el usuario debería poder:
- Revisar solicitudes entrantes.
- Interpretar datos de cliente, servicio, horario y dirección.
- Validar disponibilidad antes de aprobar.
- Editar solicitudes con información incompleta o incorrecta.
- Aprobar solicitudes que pueden atenderse.
- Cancelar solicitudes que no deben continuar.
- Evitar conflictos en el calendario.
- Convertir solicitudes en reservas o trabajos de forma más segura.
- Mantener una bandeja de solicitudes organizada dentro de Diamond Operations Pro.