Trabajos: cómo crear, programar, asignar, revisar y facturar trabajos en Diamond Operations Pro
El módulo "Trabajos" es el centro operativo de Diamond Operations Pro. Un trabajo representa un trabajo específico que debe completarse para un cliente o propiedad, como una limpieza, servicio, reparación, inspección, estimado u otra tarea programada. Para usuarios nuevos, este módulo responde tres preguntas esenciales:
- El cliente exista en el sistema.
- La propiedad exista y esté asociada con el cliente correcto.
- El trabajo tenga una fecha, hora o requerimiento de programación claro.
- Los servicios o segmentos necesarios estén definidos.
- Las instrucciones especiales o notas internas estén disponibles.
- Los empleados puedan ser asignados, si el equipo ya está definido.
- Los detalles de facturación estén claros, si el trabajo será facturado posteriormente.
¿Quién debe usar este módulo?
Este artículo está dirigido a:
- Administradores
- Coordinadores
- Supervisores
- Usuarios operativos
- Usuarios que programan, asignan, revisan o facturan trabajos
El objetivo es ayudar a los usuarios a entender el ciclo completo de un trabajo: crearlo, programarlo, asignar empleados, revisar detalles, completar el trabajo, conectarlo con facturación y consultarlo posteriormente en el historial o reportes.
¿Cuándo usar Jobs?
Usa el módulo **Jobs** cuando necesites:
- Registrar un nuevo trabajo para un cliente o propiedad.
- Programar una fecha, hora de inicio y duración estimada.
- Asignar empleados para realizar el trabajo.
- Revisar servicios, materiales, notas o segmentos.
- Convertir o conectar un trabajo con una factura.
- Consultar historial operativo o reportes.
- Monitorear trabajos pendientes, completados, cancelados o revisados.
Conceptos clave
Antes de trabajar con trabajos, es importante entender estos conceptos:
Trabajo
Tarea o servicio operativo registrado en Diamond Operations Pro.
Cliente
Persona o compañía que solicita o paga el servicio.
Propiedad
Ubicación donde se realizará el trabajo.
Segmento
Sección del trabajo que puede agrupar servicios, tiempos o detalles específicos.
Servicio
Actividad incluida en el trabajo.
Material
Artículo, suministro o costo adicional asociado al trabajo.
Empleado Asignado
Persona que realiza o participa en el trabajo.
Estado
Etapa actual del trabajo, como "Programado", "No Programado", "En Progreso", "Completado", "Revisado", "Cancelado" o "Estimado".
Entender la lista de trabajos
La pantalla principal de "Trabajos" muestra los trabajos registrados en el sistema.
Desde esta lista, los usuarios pueden buscar, filtrar, crear, editar, eliminar o abrir la vista de detalle de un trabajo , según sus permisos.
Esta vista ayuda al equipo operativo a monitorear la carga de trabajo e identificar trabajos que están:
- Pendientes
- Programados
- En progreso
- Completados
- Cancelados
- Listos para revisión
- Listos para facturación
Antes de crear un nuevo trabajo, se recomienda confirmar que el cliente y la propiedad ya existan en el sistema. Esto ayuda a evitar duplicados y garantiza que el historial del trabajo quede conectado a los registros correctos.
Cómo crear un nuevo trabajo
- Abre "Trabajo" desde el menú principal.
- Selecciona la acción para crear un nuevo trabajo.
- Elige el cliente.
- Selecciona la propiedad donde se realizará el trabajo.
- Define la fecha, hora de inicio y duración estimada.
- Agrega los servicios o segmentos necesarios.
- Asigna empleados si ya sabes quién realizará el trabajo.
- Agrega notas internas o instrucciones especiales.
- Revisa el estado del trabajo, la información de facturación y cualquier campo requerido.
- Guarda el trabajo.
- Confirma que el trabajo aparezca en la lista de trabajos o en la agenda.
Cómo editar un trabajo existente
- Busca el job en la lista de "Trabajos" o ábrelo desde "Programado".
- Abre el formulario de edición.
- Actualiza la información necesaria, como: - Fecha - Hora - Duración - Empleados asignados - Servicios - Materiales - Segmentos - Notas - Estado
- Revisa si el cambio afecta la agenda, la facturación o los empleados asignados.
- Guarda los cambios.
- Confirma que la información actualizada aparezca correctamente en la lista, el detalle del trabajo o el calendario.
> Importante: si cambias la programación, empleados asignados, servicios, materiales o estado de un job, revisa cualquier impacto operativo o de facturación antes de continuar.
Cómo trabajar con estados de trabajos
Los estados ayudan a entender qué necesita atención y en qué etapa del flujo se encuentra cada trabajo.
Programado
El trabajo tiene fecha y hora programadas.
Usa este estado cuando el trabajo ya está planificado y listo para aparecer en la agenda.
No Programado
El trabajo todavía necesita fecha, hora o planificación operativa.
Usa este estado cuando el trabajo existe, pero aún no ha sido programado.
En Progreso
El trabajo se está ejecutando actualmente.
Usa este estado para indicar que el equipo ya comenzó el trabajo.
Completado
El trabajo fue marcado como finalizado.
Usa este estado cuando el trabajo operativo ya terminó y puede necesitar revisión o facturación.
Revisado
El trabajo ya pasó por una revisión administrativa u operativa.
Usa este estado cuando el trabajo fue verificado antes de facturarlo, reportarlo o cerrarlo.
Cancelado
El trabajo ya no se realizará.
Usa este estado cuando el trabajo fue cancelado y no debe continuar en el flujo normal.
Estimado
El trabajo puede representar una cotización, solicitud o trabajo pendiente de aprobación.
Usa este estado cuando el trabajo aún no está confirmado como trabajo activo.
Cómo asignar empleados a un trabajo
- Abre el job.
- Ve a la sección de empleados o dispatch.
- Selecciona los empleados que participarán en el job.
- Revisa el horario, duración y rol, si aplica.
- Guarda la asignación.
Asignar empleados correctamente ayuda a controlar:
- Agenda
- Dispatch
- Costos laborales
- Reportes operativos
- Carga de trabajo del empleado
- Información relacionada con payroll
Trabajar con servicios, segmentos y materiales
Los trabajos pueden incluir servicios, segmentos y materiales, dependiendo del tipo de trabajo que se realizará.
Servicios
Los servicios describen las actividades incluidas en el trabajo.
Algunos ejemplos pueden ser limpieza, reparación, inspección, mantenimiento u otras tareas operativas.
Segmentos
Los segmentos ayudan a organizar un trabajo por secciones. Pueden utilizarse para separar diferentes servicios, tiempos, áreas o detalles del trabajo.
Materiales
Los materiales representan artículos o costos adicionales asociados con el trabajo.
Antes de completar o facturar un trabajo, revisa todos los servicios, segmentos y materiales para asegurarte de que el job refleje el trabajo real realizado.
Facturación desde trabajos
Un trabajo puede apoyar la creación o revisión de una factura.
Antes de enviar un trabajo a facturación o crear una factura, revisa:
- Cliente
- Propiedad
- Servicios
- Materiales
- Descuentos
- Impuestos
- Notas
- Estado del trabajo
Si el trabajo aún no está completado o revisado, valida el flujo interno de la empresa antes de enviarlo a facturación.
Esto ayuda a reducir errores en facturas y garantiza que el cliente sea cobrado por el trabajo correcto.
Rutina operativa diaria recomendada
Usa esta rutina para administrar trabajos de forma consistente:
- Revisa los trabajos del día desde la lista de "Trabajos" o desde "Programados".
- Confirma que cada trabajo tenga cliente, propiedad, horario y empleados asignados.
- Abre los trabajos que tengan notas, servicios o instrucciones especiales.
- Actualiza los estados conforme avanza el trabajo.
- Revisa los trabajos completados antes de facturarlos.
- Consulta reportes cuando necesites analizar carga de trabajo, costos o rendimiento.
Seguir esta rutina ayuda a mantener al equipo alineado y reduce trabajos omitidos, asignaciones incorrectas y problemas de facturación.
Problemas frecuentes
No puedo crear un trabajo
Revisa lo siguiente:
- Permisos del usuario
- Campos requeridos
- Cliente seleccionado
- Propiedad seleccionada
- Información base faltante
Si el cliente o la propiedad todavía no existen, crea o corrige esa información antes de crear el job.
El trabajo no aparece en Programado
Confirma que:
- El trabajo tenga una fecha válida.
- El trabajo tenga una hora válida.
- No haya filtros ocultándolo.
- El estado del trabajo permita que aparezca en el calendario.
- El trabajo se haya guardado correctamente.
El empleado asignado no aparece
Confirma que:
- El empleado exista en el sistema.
- El empleado esté activo.
- El empleado tenga la configuración operativa correcta.
- No haya filtros o permisos impidiendo que aparezca.
La factura no coincide con el trabajo
Revisa lo siguiente antes de enviar, corregir o registrar el pago:
- Servicios
- Materiales
- Impuestos
- Descuentos
- Estado del trabajo
- Datos de facturación
- Información del cliente y la propiedad
Si hay diferencias, compara la factura contra los detalles del trabajo antes de hacer correcciones.
El trabajo está vinculado a la propiedad incorrecta
Abre el trabajo y revisa el cliente y la propiedad seleccionados.
Antes de cambiar la propiedad, verifica si el trabajo ya tiene empleados, servicios, información de facturación o trabajo completado conectado.
Un trabajo completado todavía necesita revisión
Abre el trabajo y verifica que toda la información requerida esté completa, incluyendo servicios, materiales, notas, empleados y datos de facturación.
Si la empresa usa un proceso de revisión, actualiza el trabajo solo después de confirmar que la información operativa sea correcta.
Buenas prácticas
- Confirma que el cliente y la propiedad existan antes de crear un trabajo.
- Evita crear trabajos duplicados para el mismo trabajo.
- Usa notas e instrucciones especiales claras.
- Mantén la agenda actualizada.
- Asigna empleados antes de que comience el trabajo siempre que sea posible.
- Actualiza el estado del trabajo conforme avanza el trabajo.
- Revisa servicios y materiales antes de facturar.
- Valida los trabajos completados antes de convertirlos en facturas.
- Usa la lista de trabajos y la agenda juntas para monitorear la operación diaria.
- Consulta reportes para revisar carga de trabajo, costos y rendimiento.
Resultado esperado
Al finalizar, los usuarios deberían poder:
- Crear trabajos correctamente.
- Programar trabajos con fecha, hora y duración.
- Asignar empleados a trabajos.
- Agregar y revisar servicios, segmentos, materiales y notas.
- Actualizar estados del trabajo durante todo el flujo operativo.
- Revisar trabajos completados antes de facturarlos.
- Conectar trabajos con facturas y reportes.
- Administrar el ciclo operativo completo de un trabajo , desde la planificación hasta la finalización.