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Clientes: cómo crear, editar y administrar clientes en Diamond Operations Pro

El módulo "Clientes" permite administrar las personas o compañías que reciben servicios, pagan facturas o tienen propiedades asociadas dentro de Diamond Operations Pro. Para usuarios nuevos, este módulo suele ser el punto de partida comercial y operativo. Antes de crear propiedades, trabajos, facturas o reservas, normalmente debe existir un cliente correctamente registrado.

Antes de empezar
  • Tener cuenta en Diamond Operations Pro
  • Tener permisos de administrador

¿Quién debe usar este módulo?

  • Administradores
  • Equipo de ventas
  • Coordinadores
  • Usuarios de soporte
  • Personal operativo o financiero que consulta información de clientes

El objetivo es que puedas crear, editar, consultar y mantener clientes completos, reduciendo errores en propiedades, facturación, trabajos y comunicaciones.

¿Cuándo usar Clientes?

Usa el módulo "Clientes" cuando necesites:

  • Registrar un cliente nuevo.
  • Actualizar email, teléfono, billing name o notas internas.
  • Asociar propiedades a un cliente.
  • Revisar jobs, invoices, batches o transactions relacionados con un cliente.
  • Administrar el acceso de un cliente al sistema.
  • Consultar reportes, historial o métodos de pago.

Conceptos clave

Antes de trabajar con clientes, es importante entender estos conceptos:

Cliente
Persona o compañía que recibe servicios, tiene propiedades asociadas o cuenta con historial operativo y financiero en Diamond Operations Pro.

Billing name
Nombre que se utiliza para facturación. Puede ser diferente al nombre principal del cliente.

Client profile
Vista consolidada donde se puede consultar la información general del cliente, propiedades, jobs, invoices, batches, transactions y otras acciones disponibles según permisos.

Property
Ubicación asociada al cliente. Un cliente puede tener una o varias propiedades.

User access
Cuenta de acceso que permite al cliente entrar al portal, si aplica.

Tags, reminders y notices
Herramientas internas para clasificar clientes, dar seguimiento y dejar avisos visibles para otros usuarios.

Antes de crear un cliente

Antes de agregar un nuevo cliente, busca primero si ya existe en el sistema.

Puedes buscar por:

  • Nombre
  • Apellido
  • Email
  • Billing name
  • Nombre de compañía

Crear clientes duplicados puede dividir el historial, las propiedades, las facturas y los trabajos asociados. Esto puede causar errores operativos o financieros.

Cómo crear un cliente

  1. Abre el módulo "Clientes" desde el menú principal.
  2. Selecciona la acción para crear un nuevo cliente.
  3. Completa el nombre, apellido o nombre de compañía, según corresponda.
  4. Agrega el "nombre de facturación" si será diferente al nombre principal.
  5. Ingresa el email y los teléfonos disponibles.
  6. Completa la fuente del líder, si el formulario lo solicita.
  7. Agrega notas internas útiles para operación, ventas o facturación.
  8. Registra la dirección de facturación, si corresponde.
  9. Guarda el cliente.
  10. Confirma que el cliente aparezca correctamente en el listado.

Cómo editar un cliente

  1. Busca el cliente desde el listado de "Clientes".
  2. Abre la acción de edición o ingresa al perfil del cliente.
  3. Actualiza los datos necesarios, como: - Información de contacto - Nombre de facturación - Dirección - Notas internas - Datos de facturación
  4. Revisa si el cambio puede afectar facturas, comunicaciones o historial.
  5. Guarda los cambios.
  6. Confirma que la información actualizada aparezca correctamente en el perfil.

Cómo usar el perfil del cliente

El "Perfil del Cliente" centraliza la información más importante del cliente.

Desde el perfil puedes revisar:

  • Datos generales del cliente
  • Propiedades asociadas
  • Trabajos
  • Facturas
  • Lotes
  • Transacciones
  • Acciones disponibles según permisos

Cuando necesites responder una consulta sobre un cliente, lo recomendable es abrir primero su perfil. Esto permite entender rápidamente su relación completa con la empresa: qué propiedades tiene, qué trabajos se realizaron, qué facturas están pendientes y qué acciones recientes existen.

Cómo administrar propiedades del cliente

  1. Abre el perfil del cliente.
  2. Ve a la sección de propiedades.
  3. Agrega una nueva propiedad o edita una existente.
  4. Completa la dirección y los datos relevantes.
  5. Guarda los cambios.
  6. Confirma que la propiedad haya quedado asociada al cliente correcto.

> Importante: verifica siempre que la propiedad esté asociada al cliente correcto antes de crear trabajos, reservas o facturas relacionadas.

Cómo administrar el acceso del cliente

Algunos clientes pueden tener acceso al portal, dependiendo de la configuración de la compañía.

Para revisar o administrar el acceso:

  1. Abre la ficha o perfil del cliente.
  2. Revisa si ya existe un usuario vinculado.
  3. Crea o edita el usuario de acceso, si aplica.
  4. Envía la invitación cuando el flujo lo requiera.
  5. Revisa el estado de conexión o acceso.
  6. Si es necesario, cierra la sesión del usuario conectado.

Seguimiento interno con etiquetas, recordatorios y avisos

Diamond Operations Pro permite usar herramientas internas para mejorar el seguimiento de clientes.

Etiquetas

Usa "etiquetas" para clasificar clientes por tipo, estado, prioridad o cualquier criterio interno de la empresa.

Recordatorios

Usa "recordatorios" para recordar acciones futuras, como llamadas, seguimiento de pagos, actualización de datos o revisión de propiedades.

Avisos

Usa "avisos" para dejar avisos internos visibles para otros usuarios. Esto ayuda a que el equipo tenga contexto sin depender de conversaciones externas.

Problemas frecuentes


No encuentro un cliente


Busca por nombre, apellido, email o nombre de facturación. También revisa si hay filtros activos en el listado antes de crear un nuevo registro.

El cliente tiene datos duplicados


Antes de eliminar o modificar un perfil duplicado, valida cuál registro tiene historial real, como trabajos, facturas, propiedades o transacciones.

No borres registros con historial sin revisar el impacto operativo y financiero.

El cliente no recibe comunicaciones


Revisa lo siguiente:

  • Email registrado
  • Usuario vinculado
  • Estado de la invitación
  • Configuraciones de comunicación de la compañía
  • Datos de contacto del cliente


La factura aparece con el nombre incorrecto


Revisa el "nombre de facturación" y los datos de facturación del cliente antes de reenviar o corregir una factura.

Buenas prácticas


  • Busca siempre al cliente antes de crear uno nuevo.
  • Evita duplicados.
  • Mantén actualizados email, teléfono y nombre de facturación.
  • Usa notas internas claras y útiles.
  • Verifica la propiedad antes de asociar trabajos o facturas.
  • Revisa el perfil completo antes de responder consultas del cliente.
  • Usa etiquetas, recordatorios y avisos para mantener contexto interno.

Resultado esperado


Al finalizar, deberías poder:

  • Crear clientes correctamente.
  • Editar información de contacto y facturación.
  • Asociar propiedades al cliente adecuado.
  • Administrar acceso al portal cuando aplique.
  • Consultar historial operativo y financiero desde el perfil.
  • Reducir errores relacionados con facturas, trabajos, propiedades y comunicaciones.