Propiedades: cómo crear, editar y administrar propiedades en Diamond Operations Pro

¿Quién debe usar este módulo?

Este artículo está dirigido a:

• Administradores
• Coordinadores
• Equipo de ventas
• Equipos operativos
• Usuarios de soporte que administran ubicaciones de clientes

El objetivo es ayudar a los usuarios a crear registros confiables de propiedades, asociarlas con el cliente correcto, mantener direcciones precisas y consultar el historial operativo de cada ubicación.

¿Cuándo usar Propiedades?

Usa el módulo "Propiedades" cuando necesites:

• Agregar una nueva ubicación para un cliente.
• Corregir una dirección o información de acceso.
• Revisar el historial de trabajos de una propiedad específica.
• Configurar servicios aplicables a una propiedad.
• Consultar reportes o el perfil de una propiedad.
• Confirmar dónde debe realizarse un trabajo, reserva o servicio programado.
  

Conceptos clave

Antes de trabajar con propiedades, es importante entender estos conceptos:

Propiedad
Ubicación física donde se realiza un servicio.

Propietario
Cliente asociado a la propiedad. Cada propiedad debe estar conectada al cliente correcto para evitar errores en trabajos, facturación, reportes e historial.

Dirección
Dirección física utilizada para agenda, trabajos, reportes y coordinación operativa.

Perfil de la Propiedad
Vista detallada de la propiedad que centraliza el cliente asociado, dirección, información general, servicios e historial operativo.

Servicios de la Propiedad
Servicios asociados o configurados para una propiedad específica.

Entender la lista de propiedades

La pantalla principal de "Propiedades" muestra las propiedades registradas en el sistema.

Desde esta lista, los usuarios pueden buscar propiedades y, dependiendo de sus permisos, crear, editar, eliminar, abrir el perfil o consultar reportes.

Esta lista debe usarse antes de crear una nueva propiedad para confirmar si la ubicación ya existe.

Antes de agregar una nueva propiedad, busca por:

• Dirección
• Nombre del cliente
• Nombre o descripción de la propiedad, si está disponible

Crear propiedades duplicadas puede causar que los trabajos se creen bajo una ubicación incorrecta o que el historial operativo quede dividido entre varios registros.

Antes de crear una propiedad

Antes de crear una nueva propiedad, confirma que:

Tener en cuenta los prerequisitos para llevar a cabo la acción.

Esto ayuda a reducir errores de agenda, registros duplicados, ubicaciones incorrectas en trabajos y reportes incompletos.

Importante: si la dirección o los detalles de acceso cambian, revisa los trabajos futuros para asegurarte de que el equipo tenga la información correcta antes de llegar al sitio.

Cómo usar el perfil de la propiedad

El "Perfil de la Propiedad" ofrece una vista consolidada de la propiedad.

Desde el perfil, los usuarios pueden revisar:

• Cliente asociado
• Dirección de la propiedad
• Detalles generales de la propiedad
• Servicios vinculados
• Historial operativo
• Reportes o acciones disponibles, según permisos

El perfil de la propiedad es el lugar recomendado para comenzar cuando un usuario necesita entender qué ocurrió en una ubicación específica.

Por ejemplo, si hay una pregunta sobre un servicio anterior, una dirección incorrecta o el historial de jobs, abre primero el perfil de la propiedad para revisar el contexto completo.

Cómo asociar servicios a una propiedad

Algunas propiedades pueden tener servicios específicos configurados para esa ubicación.

Esto ayuda a garantizar que los servicios correctos estén disponibles al programar o crear trabajo para esa propiedad.

Problemas frecuentes

La propiedad no aparece al crear un trabajo

Confirma que:

• La propiedad ya exista.
• La propiedad esté asociada al cliente seleccionado.
• No haya filtros ocultando la propiedad.
• La propiedad se haya guardado correctamente.

Si la propiedad está asociada a otro cliente, puede no aparecer en el flujo esperado del trabajo.

La dirección aparece incorrecta en la agenda

Edita la propiedad y actualiza la dirección.

Después de guardar el cambio, revisa cualquier trabajo futuro que pueda haber usado o heredado la dirección anterior.

Hay dos propiedades iguales

Antes de eliminar o consolidar registros, revisa:

• El cliente asociado
• Historial de trabajos
• Reportes
• Trabajos futuros programados
• Servicios configurados para cada propiedad

No elimines una propiedad con historial sin revisar el impacto operativo.

La propiedad está vinculada al cliente incorrecto

Abre la propiedad y revisa el cliente asociado.

Antes de cambiar el cliente dueño, confirma si ya existen trabajos, facturas, reservas o reportes conectados a la propiedad. Cambiar el cliente puede afectar cómo aparece la propiedad en flujos relacionados.

Buenas prácticas

• Busca la propiedad antes de crear una nueva.
• Registra direcciones completas y consistentes.
• Mantén la propiedad asociada al cliente correcto.
• Agrega notas de acceso cuando el equipo de campo las necesite.
• Revisa propiedades duplicadas antes de crear nuevos registros.
• Actualiza la información de la propiedad antes de programar trabajos futuros.
• Revisa trabajosvfuturos después de cambiar una dirección o instrucciones de acceso.
• Usa el perfil de la propiedad para entender el historial completo de una ubicación.

Resultado esperado

Al finalizar, los usuarios deberían poder:

• Crear propiedades correctamente.
• Asociar propiedades con el cliente correcto.
• Mantener direcciones y notas operativas precisas.
• Revisar el perfil y el historial de una propiedad.
• Configurar servicios específicos de propiedad cuando sea necesario.
• Usar propiedades correctamente en trabajos, agenda, reservas, reportes y facturación.